Construction d’un plan d’action excel dynamique – Episode 1

Plan d'action bonhomme
 
Le plan d’action est l’outil clé dans le monde de la qualité. 
 
Il permet de suivre les actions mises en place au sein de son établissement et d’avoir un visuel rapide sur l’état d’avancement de ses actions.
 
Dans cet article, je vais vous délivrer quelques astuces pour rendre votre plan d’action :
  • Dynamique,
  • Facile d’utilisation,
  • Accessible pour vos collaborateurs.

Pour que vous puissiez suivre étapes par étapes. Cette thématique est décomposée en plusieurs épisodes 😉

TOP DEPART EPISODE 1

Pour commencer, prenons un plan d’action de base avec 10 colonnes (De la gauche vers la droite) :
Numéro de l’action, Objectifs, Actions, Pilotes, Ressources, Date de début prévue, Date de début effective, Echéance prévue, Echéance réelle et Etat de l’action.
 

Modèle plan d'action qualité Excel en 10 colonnes

 
Les objectifs de cette première partie sont :
  1. Créer un menu déroulant pour la colonne «état de l’action» avec les 5 états (Réalisée, En continue, En cours, Prévue, Abandonnée).
  2. Elaborer une mise en forme conditionnelle couleur, toujours pour la colonne «état de l’action» (Une couleur pour chaque états).

 


 Créer un menu déroulant 

Il existe plusieurs méthodes pour créer un menu déroulant. J’ai souhaité vous développer uniquement la méthode que j’utilise le plus souvent, mais sachez qu’il en existe d’autres.
  1. Premièrement, sélectionner la zone où vous souhaitez ajouter un menu déroulant. Pour notre plan d’action ça sera la colonne « état de l’action ».
  2. Ensuite, cliquer sur l’onglet « Données », puis sur « Validation des données ».
  3. Une fenêtre va apparaître sur votre écran avec 3 onglets (Paramètres, Message de saisie et Alerte d’erreur). Sélectionner uniquement l’onglet « Paramètres ».
  4. Puis dans « Critères de validation – Autoriser », choisir au sein du menu déroulant le module « Liste ».
  5. Ensuite, dans « Source », rentrer le texte que vous souhaitez dans votre menu déroulant pour nous ça sera les propositions suivantes : « Réalisée; En continue; En cours; Prévue; Abandonnée  » (🚨Attention, bien séparer vos propositions par des « ; » ).
  6. Enfin, valider en cliquant sur « OK ».
  7. En cliquant sur une des cellules sélectionnées au départ, vous observez la présence de votre liste déroulante.

BRAVO vous avez réussi cette première étape 👏🏻 🍾

Petite fiche synthèse 😉 : 

Fiche synthèse : Création d'un menu déroulant

 

Elaborer une mise en forme conditionnelle en couleur

  1. Premièrement, sélectionner la zone où vous souhaitez ajouter une mise en forme conditionnelle couleur. Pour notre plan d’action ça sera la colonne « état de l’action ».
  2. Ensuite, cliquer dans l’onglet « Accueil », puis sur « Mise en forme conditionnelle » et pour finir sur « Nouvelle règles ».
  3. Un onglet « Nouvelle règle de mise en forme » apparait, dans le menu déroulant « Style » sélectionner « Classique », puis en dessous choisir « Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules contenant ». Enfin dans la case texte vide, saisir le texte : Réalisée (🚨 Attention, vous êtes obligé de créer une mise en forme conditionnelle par texte).
  4. Puis, choisir la mise en forme que vous souhaitez. Pour notre exemple, j’ai choisis un fond vert avec une écriture noir.
  5. Enfin, valider en cliquant sur « OK »
  6. Penser à renouveler la procédure pour les autres éléments : En continue, En cours, Prévue, Abandonnée.
Petite fiche synthèse 😉 : 
 
Fiche synthèse : Mise en forme conditionnelle
 
Si vous êtes arrivés jusqu’ici c’est que vous avez réussi les deux objectifs de ce premier épisode.
 
FELICITATIONS 👏🏻 🎉🍾🎉
 
Je précise que toutes les astuces Excel de cet article, sont à partir d’Excel version 2016. Si vous avez des doutes n’hésitez pas à utiliser le bouton « Aide » de votre Excel, les explications sont très bonnes et peuvent vous aider le plus souvent à vous débloquer.
 Ecran Excel
 
Sinon, vous pouvez toujours écrire un commentaire ou m’envoyer un message via le formulaire contact du blog. C’est avec grand plaisir que je vous répondrais 😃

FIN

C’est la fin de ce tout premier article, on se retrouve rapidement pour un autre article 👍

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